2 - Ordenação

O que é Senso de Ordenação?

O ideal é encontrar qualquer objeto no menor tempo possível, seja uma ferramenta, produto, peça, matéria-prima, documento ou objeto qualquer. Para isso, é necessário manter tudo no seu devido lugar para facilitar a localização, reduzindo a perda de tempo, energia, materiais e dinheiro.

Como implementar

Disponibilidade

• É importante que os itens sejam classificados e armazenados de acordo com sua frequência de uso e necessidade.

No exemplo abaixo, as ferramentas utilizadas constantemente estão disponíveis ao alcance das mãos (penduradas):

Fábrica da Lexus no Japão (subsidiária da Toyota)

Disponibilidade de acordo com a frequência de uso

Armazenamento

• Definir um local exclusivo e adequado para cada objeto;
• Separar por tipo, exemplo: materiais de limpeza, materiais de escritório, ferramentas, peças, etc.

É fácil saber o que há na caixa de ferramentas abaixo? O que está sobrando, o que está faltando?

Caixa de ferramentas antes da implantação do 5S. Foto: www.programa5s.com.br

E agora? Observe que cada ferramenta possui o seu devido lugar e bem identificado. É fácil observar se estão no lugar correto e se alguma está faltando. O lugar da ferramenta que foi retirada possui uma identificação com o nome do operador que a retirou. Desta forma, em caso de emergência, fica fácil localizar a ferramenta, mesmo que não esteja no quadro:

Quadro de ferramentas organizado

Cada item no seu devido lugar e bem identificado

• Itens como documentos, pastas de arquivos e livros não devem ser armazenados no sentido vertical (empilhados), pois perde-se tempo quando é necessário utilizar um item que está por baixo.
• Evitar o uso de gavetas, tampas, portas e caixas para evitar que se transformem em refúgios de objetos inúteis. O ideal é tornar tudo visível para evitar perda de tempo verificando o conteúdo destes locais:

Fábrica da Lexus no Japão (subsidiária da Toyota)

Identificação

• Identificar cada objeto, quando aplicável;
• Evitar excesso de identificações: não é necessário identificar um relógio na parede mas o conteúdo de um arquivo de documentos é fundamental:

Shelved record boxes of an archive. Author: www.wikiwand.com/en/Archive

• Utilizar controle visual, padronizando a nomenclatura, nomes, cores, etiquetas, alertas, layouts, áreas de circulação e procedimentos padrões. É por meio da visão que controlamos 80% das informações que atingem nosso cérebro, por isso a enorme importância do controle visual:

Uso do sistema de cores em um data center do Google. Autor: www.google.com/about/datacenters/gallery

• Na identificação de estoques, incluir informações como altura do empilhamento, capacidade máxima de armazenagem, quantidade máxima e mínima;
• Na identificação, quando aplicável, incluir informações de segurança como alta tensão, temperatura, riscos de contaminação, equipamentos de proteção individual (EPI) e equipamentos de proteção coletiva (EPC) exemplos: sistemas de extinção de incêndio, proteção de partes móveis de máquinas e equipamentos, etc;
• Cada objeto após o seu uso deve ser colocado em seu devido lugar.

Resultados

• Facilita a localização de objetos e informações;
• Diminui o cansaço físico na procura de objetos e informações;
• Melhora no fluxo de pessoas e materiais;
• Melhora no aspecto visual do ambiente;
• Aumenta a segurança no trabalho;
• Melhoria na eficiência e produtividade das tarefas;
• Melhoria na organização e na estética do ambiente;
• Redução do risco de perda ou danificação de objetos;
• Maior segurança no ambiente de trabalho.